Как в Excel сделать выпадающий список

В Excel пользователям часто приходится оперировать большими объемами однотипной информации. Даты рождения, имена, товары, размер заработной платы – если в документ нужно постоянно вставлять одинаковые сведения, то лучше заранее сформировать их в единый каталог.

Разобравшись, как в Excel сделать выпадающий список, вы автоматизируете процесс ввода информации, что приведет к заметной экономии затраченного времени. Кроме того, это поможет вам визуально уменьшить число заполненных строчек, что скажется на удобстве работы с файлом.

Создание раскрывающегося меню

В Excel за создание перечня отвечает инструмент «Проверка данных». Сам процесс формирования каталога занимает немного времени; продолжительность процедуры зависит от количества фактов, которые требуется закрепить.

1. Введите в столбик все названия, которые необходимо представить в перечне. Напишите их вне зоны основной работы.
2. Выберите столбцы, в которых будет закреплен созданный реестр. Допустим, в столбце A будут названия футбольных команд, а в столбце B – чемпионаты стран,где эти клубы выступают.
3. Выделите строчку, в которой нужно разместить меню. Перейдите на вкладку «Данные» и выберите функцию «Проверка».

Появится окошко «Проверка значений». Здесь вы будете настраивать параметры отображения. Для минимальной настройки выполните два действия:

1. Укажите тип данных «Список».
2. В строчке «Источник» задайте область, сведения из которой будут закреплены в раскрывающемся меню.

Область задается несколькими способами: ручным вписыванием через запятую, прописыванием словами (цифрами). Я пользуюсь самым простым способом: кликаю по кнопке со стрелочкой и выделяю мышкой нужные ячейки. Затем необходимо кликнуть по кнопке возврата к окну настройки – строка «Источники» окажется заполненной.

Минимальная настройка завершена, реестр сформирован. Нажмите «Ок», чтобы посмотреть на результаты работы. Если появились пробелы, их можно быстро убрать из таблицы. Главно не удалять столбец с закрепленными наименованиями. Именно поэтому в первом пункте инструкции было уточнение, что нужно создавать его вне зоны основной работы.

Вы создали один табель, но в табличке может быть много строк, так что каталог нужно скопировать. Делается это простым растягиванием:

1. Щелкните по ячейке с выпадающим меню. В правом нижнем углу появится небольшой квадрат.
2. Нажмите левой кнопкой на квадратик. Удерживая кнопку, растяните ячейку на необходимое количество строк вниз. Все попавшие в этот столбец ячейки будут заполнены выпадающими меню.

Табличка заполнена нужными сведениями, однако при желании можно настроить параметры отображения перечня, добавив название и подсказки.

Изменение и удаление

Чтобы удалить перечень, запустите инструмент «Проверка данных» и поставьте тип «Любое значение».

Чтобы стереть список из одной ячейки, выделите её и нажмите Delete на клавиатуре.

Для редактирования значений, доступных в выпадающем меню, измените состав «Источника». Задайте новую область и сохраните изменения. После обновления содержание каталога будет изменено в соответствии с выбранными вами диапазоном.

Настройка отображения

Если вам не нравится, что содержимое каталога написано на листе, где размещена основная таблица, то можно перенести её на другой лист.

1. Откройте Лист 2 и пропишите в столбик нужные сведения.
2. Выделите область с введенными данными. Перейдите к вкладке «Формулы», выберите инструмент «Присвоить имя».
3. Впишите название и нажмите «ОК».

При формировании перечисления в «Источнике» задайте имя области, которое вы прописали на втором листе (не забудьте добавить знак =). После такой настройки сведения будут располагаться на одном листе, а список с ними отображаться на другом.

Можно сделать еще сложнее – ввести данные в одном файле, а каталог добавить в отдельный документ. Для удобства лучше положить обе книги в одну папку, но это необязательное условие:

1. Пройдите «Данные – Проверка».
2. В «Источнике» пропишите конструкцию типа =ДВССЫЛ(«[Футбол.xls]Страны!$A$2:$A$11»).

Пройдемся по синтаксису: =ДВССЫЛ – это функция, преобразующая текстовую строку в адрес. Футбол.xls – это имя файла, на который вы ссылаетесь, оно заключается в квадратные скобки. Если в имени есть пробелы, его нужно дополнительно заключить в апострофы. Восклицательный знак разделяет название листа и отображаемый в списке диапазон.

Если файл находится в другой папке, то пропишите к нему полный путь – допустим, =ДВССЫЛ(«‘C:\TEMP\[Футбол.xls]Страны!$A$2:$A$11»).  Минус этой системы в том, что она работает только в том случае, если обе книги открыты одновременно, иначе ссылки не действуют.

Создание подсказок и снятие ограничений

Если с таблицей будет работать другой человек, то оставьте для него подсказки, которые помогут разобраться с каталогом.

1. Запустите функцию «Проверка данных».
2. Откройте вкладку «Сообщение для ввода».
3. Напишите, какое сообщение показывать при выборе ячейки.

Есть еще одна вкладка, позволяющая настроить сообщение об ошибке. Так как список ограничивает пользователя в правах (по умолчанию нельзя вводить новые значения), то при попытке вписать информацию появится ошибка.

Чтобы вписывать в готовый список новые сведения, откройте раздел «Сообщение об ошибке» и в поле «Вид» укажите параметр «Предупреждение».

Теперь при попытке ввести значение вручную будет выскакивать предупреждение, но если вы нажмете «Да», то ограничение будет снято.

Это лишь основные сведения о выпадающем списке в Excel и способах его формирования. Используя макросы и другие инструменты, можно создавать куда более крутые вещи – например, давать возможность пользователям делать мультивыбор. Наименования, которые человек будет выбирать, могут добавляться в строку по горизонтали или в столбец по вертикали.